Monitorizáló bizottság
A polgármesteri hivatal belső monitorizáló bizottságának az összetételéről szóló polgármesteri rendelet:
A Monitorozó Bizottság feladatai és felelősségei
A közintézmény vezetője elrendeli a Monitorozó Bizottság megalakításáról szóló határozat kibocsátását.
Ezt követően a Bizottság Műszaki Titkársága kidolgozza az irányelvek és működési szabályzatot, amelyet a Bizottság elnökének kell jóváhagynia.
A Bizottság üléseit a SCIM Bizottság elnöke vezeti. Az ülések megtartásához napirendre van szükség. A napirend, valamint az üléseken hozott jegyzőkönyvek és határozatok a Műszaki Titkárság által készülnek, és a Bizottság elnöke hagyja jóvá őket.
A Monitorozó Bizottság hatáskörébe tartozó dokumentumok kezeléséért a Műszaki Titkárság felelős, amely azokat később eljuttatja a bizottság tagjainak, hogy azok megismerhessék azokat.
A Műszaki Titkárság emellett a teljesítményfigyelésről szóló tájékoztatókat is elkészíti, és azokat a vonatkozó személyeknek továbbítja. Miután a Bizottság tagjai áttekintették a tájékoztatókat, azok jóváhagyása után a dokumentumokat a Monitorozó Bizottság elnöke végsőként továbbítja a közintézmény vezetőjéhez.
A Monitorozó Bizottság fejlesztési programja
A belső menedzsment ellenőrzési rendszer fejlesztési programja a közintézményeken belül célokat, tevékenységeket, határidőket és felelős személyeket tartalmaz.
A Bizottság Műszaki Titkársága felelős a fejlesztési program kidolgozásáért, figyelembe véve: a belső menedzsment ellenőrzési rendszerek szabványában szereplő általános követelményeket, a közintézmény feladatait, szervezeti és működési sajátosságait, személyzetét és annak felépítését, valamint egyéb vonatkozó szabályozásokat és feltételeket.
A fejlesztési program elkészítése után azt a Bizottság tagjai elemzik, majd az elnök jóváhagyásával a közintézmény vezetője hagyja azt végleg jóvá.
Éves jelentés a közintézmény belső menedzsment ellenőrzési rendszerének végrehajtásáról
A közintézmény éves jelentése a vezető hivatalos felelősségvállalása a belső menedzsment ellenőrzési rendszer végrehajtásával kapcsolatban, és azon dokumentum, amelyen keresztül a közintézmények információkat szolgáltatnak a Kormány Titkársága számára a jogszabályban előírt jelentés elkészítéséhez.
A jelentésnek egy általános felépítése van, amely átfogó képet ad a belső menedzsment ellenőrzési rendszer végrehajtásának és fejlődésének állapotáról a közintézményben.
A közintézményen belül a Műszaki Titkárság elkészíti az éves jelentéseket és összesített helyzetjelentéseket a belső menedzsment ellenőrzési rendszer végrehajtásának állapotáról. Az éves jelentéseket a Bizottság elnöke hagyja jóvá, míg a végleges jelentést a közintézmény vezetője jóváhagyja.
A felelősségek kiterjedése a Monitorozó Bizottságon kívülre
A felelősségek nemcsak a Monitorozó Bizottságra, hanem annak tagjaira és a közintézmény más szintjeire is kiterjednek.
Ezért minden egyes osztály vezetője felelős az osztálya szintjén végzett rendszerszintű és operatív eljárások listájának kidolgozásáért, valamint a felelős személyek kijelöléséért a folyamatok kialakítására.
A Műszaki Titkárság összesíti a procedúrák nyilvántartását az egyes osztályoknál, és a rendszerszintű eljárások helyzetjelentéseit a közintézményben.
A közintézmény vezetője vagy a Bizottság elnöke jóváhagyja a közintézmény szintjén alkalmazott eljárások listáját (a közintézmény típusától függően ez a felelősség a Monitorozó Bizottság hatáskörébe tartozhat).
A közintézmény szintjén alkalmazott eljárások összesített helyzetének létezése elindítja az eljárások kidolgozásának folyamatát, és a következő feladatokat eredményezi:
A rendszerszintű és operatív eljárások kidolgozásáért felelős személyek:
- Kidolgozzák az eljárás folyamatábráját;
- Kidolgozzák és frissítik, ha szükséges, a rendszerszintű és operatív eljárásokat;
- Elektronikus formátumban terjesztik a procedúrák másolatát;
- Nyilvántartják az operatív eljárások eredeti példányát és a visszavont másolatokat;
- Archíválják az operatív eljárások eredeti példányát;
Az osztályok / részlegek vezetői:
- Ellenőrzik az operatív és rendszerszintű eljárások folyamatábráját;
- Ellenőrzik és aláírják az eljárásokat;
- Kezdeményeznek intézkedéseket az eljárások frissítésére;
A SCIM Bizottság tagjai:
- Elemzik a rendszerszintű eljárásokat, szükség esetén az operatívakat;
- Döntést hoznak a rendszerszintű eljárások frissítéséről;
A SCIM Bizottság Műszaki Titkársága:
- Nyilvántartja és regisztrálja a rendszerszintű és operatív eljárásokat;
- Kóddal látja el a rendszerszintű eljárásokat;
- Ellenőrzi, hogy az eljárások megfelelnek-e az elfogadott minimális struktúrának;
- Átadja az eljárásokat a Bizottság tagjainak elemzésre;
- Elküldi az osztályoknak az eljárások elektronikus másolatát;
- Nyilvántartja az operatív eljárások eredeti példányát és a visszavont másolatokat;
- Archíválja az operatív eljárások eredeti példányát;
A SCIM Bizottság elnöke:
- Jóváhagyja a rendszerszintű és operatív eljárásokat;
A közintézmény vezetője:
- Jóváhagyja a rendszerszintű és, ha szükséges, az operatív eljárásokat;
A személyzet és a kockázatkezelés
Ezen feladatok mellett az intézmény teljes személyzetének is részt kell vennie a kockázatkezelési folyamatokban. A következő epizódokban beszélni fogunk azokról a fontos szempontokról, amelyeket figyelembe kell venni egy hatékony kockázatkezelési és azonosítási folyamat megvalósításakor.